Регламентированный учет в ERP

Под регламентированным учетом в ERP-системе понимаются методы учета, которые регулируются требованиями законодательства и закреплены в учетной политике предприятия. В контексте Российской Федерации регламентированный учет включает в себя как финансовый, так и налоговый учет организации. Основной целью ведения регламентированного учета является подготовка необходимой отчетности, предусмотренной законодательством.

Для целей регламентированного учета предприятие рассматривается как организационная структура, состоящая из различных подразделений, включая юридические лица и подразделения - отделы, службы, цеха. Список организаций в ERP-системе используется для определения этих организаций и хранения их постоянной информации. Для каждой организации, будь то юридическое лицо, обособленное подразделение или индивидуальный предприниматель, заполняются необходимые реквизиты в соответствии с учредительными документами. В списке также указывается действующая учетная политика, определяющая параметры налогообложения и оценки активов. Кроме того, в списке организаций есть предопределенная сущность "Управляющая организация", которая используется для разграничения операций, связанных с регламентированным учетом, и операций, связанных с управленческим учетом.

ERP-система поддерживает несколько систем налогообложения, в том числе общую систему налогообложения (ОСНО), которая не учитывает предпринимателей, работающих по индивидуальной схеме (ИП), упрощенную систему налогообложения (УСН) и патентную систему налогообложения (ПСН). Каждая из этих систем интегрирована в программу для обеспечения соответствия соответствующим нормативно-правовым базам и стандартам учета.

Регламентированный учет в 1С:Бухгалтерия или 1С:ERP: за и против

В 1С:ERP 2 регламентированный учет поддерживается комплексным набором инструментов, который существенно отличается от 1С:Бухгалтерии. В отличие от 1С:Бухгалтерии, где бухгалтерские проводки являются первичными, в 1С:ERP проводки формируются на основе данных оперативного и управленческого учета. Это означает, что менеджеры по продажам вводят данные о продажах продукции, кладовщики отслеживают движение материалов и товаров, а производственный персонал фиксирует производство и изменения запасов. Затем система использует эти оперативные данные для создания бухгалтерских проводок под контролем сотрудников бухгалтерии.

1С:ERP 2 обладает рядом дополнительных возможностей и гибким функционалом, что расширяет ее возможности для ведения регламентированного учета. Основные возможности включают:

• Настраиваемые бухгалтерские счета для точного отражения хозяйственных операций.
• Высокий уровень автоматизации ежемесячных операций по закрытию счетов, включая расчеты налога на имущество, налога на прибыль и резервов по сомнительным долгам.
• Широкие возможности составления отчетов, которые выходят за рамки стандартных отчетов и предоставляют множество специализированных отчетов для управленческого и оперативного анализа, что помогает анализировать данные и выявлять ошибки.
• Возможности для регистрации лизинговых операций и отслеживания запасов в работе.
• Формирование отчетов по контролируемым сделкам и управление межфирменными продажами, что предполагает учет продаж через различные организации в рамках единой информационной базы.
• Детальное отслеживание свойств, характеристик, серий, драгоценных металлов и материалов по каждому виду номенклатуры, причем информация ведется непосредственно в карточке номенклатуры и отражается в регламентированном учете.

Объединяя в одной конфигурации различные виды учета - управленческий, оперативный, регламентированный, зарплатный и кадровый, - 1С:ERP 2 позволяет сэкономить время и деньги на настройке, снизить количество проблем при обмене данными и обеспечить беспрепятственный доступ к оперативным данным.

Особенности ведения регламентированного учета в 1С:ERP

План счетов и отражение документов

В 1С:ERP план счетов унифицирован для всех организаций в рамках единой информационной базы. Учет хозяйственных операций ведется с использованием следующих вариантов настройки счетов:

• Настройка счетов по умолчанию
• Прямое указание счетов в документах, связанных со статьями активов/пассивов
• Специальные настройки счетов для отдельных операций.

Счета по умолчанию могут быть настроены для:

• Номенклатурных групп финансового учета
• Группы финансового учета «Расчеты»
• Группы финансового учета внеоборотных активов
• Группы доходов и расходов
• Виды резервов под будущие расходы
• Подарочные сертификаты
• Операционные категории
• Денежные и банковские счета

Эти счета используются по умолчанию, если они не отменены специальными настройками для отдельных организаций. Настройка счетов для регламентированного учета обычно выполняется для групп однотипных операций с учетом аналитики и мест учета без привязки к конкретным документам.

Управление деталями настройки счетов осуществляется в рабочей области "Настройка отражения документов в регламентированном учете", при этом счета затрат на производство настраиваются непосредственно на соответствующем рабочем месте по подразделениям.

Проводки регламентированного учета формируются на основании:

• Документов оперативного учета
• Бухгалтерских (внереализационных) операций
• Нормативных документов по закрытию отчетных периодов

Формирование и контроль проводок

Документы оперативного учета отражают хозяйственные операции в соответствии с требованиями регламентированного учета, включая необходимые аналитические разрезы. Корректировки по счетам бухгалтерского учета могут производиться как до, так и после отражения операций.

В рабочей области "Отражение документов в регламентированном учете" отслеживаются состояния отражения документов. На этапе создания документа можно сформировать ручные проводки для детальной сверки с первичными документами. Исправления могут вноситься непосредственно в проводки или через корректирующие документы, которые сторнируют и создают новые проводки.

При повторном проведении документа ручные проводки устаревают. Группа ссылок "Ручное изменение проводок документов" помогает управлять списками документов с различным статусом отражения.

Регламентированный учет включает обязательную проверку документов сотрудниками бухгалтерии с двумя вариантами доступа:

• Запрет на редактирование. Проверенные документы доступны пользователям только для просмотра
• Только уведомление. Пользователи могут изменять проверенные документы, что требует повторной проверки.

Отметки о проверке документов могут быть проставлены непосредственно в форме документа или в рабочем пространстве "Отражение документов в регламентированном учете". Отражение документов происходит в два этапа:

1. Задание аналитики отражения в соответствии с правилами отражения документов
2. Расчет стоимостной оценки в соответствии с выбранными параметрами учетной политики

Корректность проводок обеспечивается с помощью процедуры "Закрытие месяца". Расхождения между оперативным и регламентированным учетом анализируются с помощью отчета "Сверка данных оперативного и регламентированного учета", охватывающего:

• Денежные средства
• Себестоимость товаров
• Расчеты с поставщиками и заказчиками
• Расчеты по кредитам и займам
• Расчеты по аренде
• Прочие расчеты с контрагентами
• Расходы

Контролируемые сделки

С 2012 года глава V.1 Налогового кодекса РФ регулирует налоговый контроль сделок между взаимозависимыми лицами на предмет соответствия рыночным ценам. Процесс подготовки уведомления включает в себя четыре этапа.

Уведомления формируются в "Помощнике подготовки уведомления о контролируемых сделках" за отчетный год и выгружаются в формате XML. Корректировка представленных уведомлений осуществляется путем создания документа корректировки.

Учет ОС и объектов строительства

Отслеживание состояния и использования внеоборотных активов имеет решающее значение для эффективного производства. Управление основными средствами осуществляется в соответствии с законодательными нормами и отслеживается на протяжении всего их жизненного цикла, включая приобретение, установку, эксплуатацию, модернизацию и выбытие.

Такие отчеты, как "Реестр основных средств", "Структура затрат" и "Расчет амортизации", используются для анализа стоимости, износа и ликвидации активов.

Учет аренды ведется в соответствии с ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды» и охватывает сценарии как для арендодателя, так и для арендатора, включая операционную аренду, передачу в аренду и платежи. Обязательства по аренде и взаиморасчеты отслеживаются с помощью таких отчетов, как "Арендованные основные средства" и "План-фактный анализ арендных платежей".

Учет НМА и НИОКР

Нематериальные активы - это права, не имеющие физической формы. Система поддерживает полный жизненный цикл нематериальных активов и расходов на НИОКР, включая приобретение, эксплуатацию, списание и выбытие.

Расходы на НИОКР классифицируются и управляются в соответствии со статьей 262 Налогового кодекса, с возможностью признания расходов в налоговом и управленческом учете. Расходы отслеживаются по темам и этапам работ.

Целевое финансирование ВНА

Целевое финансирование основных средств и нематериальных активов учитывается отдельно, отражая целевые средства на счетах бухгалтерского учета и амортизации. Поддерживается учет по фактическому поступлению или начислению целевых средств, для чего ведутся отдельные субсчета.

НДС, прочие налоги и сборы

Система обрабатывает НДС по облагаемым и необлагаемым видам деятельности, включая сценарии с участием налоговых агентов и импортом. Данные по НДС используются при составлении деклараций и сверке с контрагентами. Поддерживаются имущественный, транспортный и земельный налоги с возможностью авансовых платежей и расчетов, подтвержденных налоговыми декларациями.

Учет по УСН

Решение поддерживает упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения "Доходы" или "Доходы минус расходы". Оно управляет налоговыми ставками, признанием расходов и автоматическим заполнением налоговых деклараций.

Патентная система налогообложения

Для индивидуальных предпринимателей, использующих патентную систему, решение поддерживает применение, ведение и учет патентов. Оно автоматизирует учет доходов по патенту и налоговых платежей, не требуя отдельных налоговых деклараций.

Раздельный учет при исполнении контрактов ГОЗ

Решение включает в себя отдельный учет контрактов по государственному оборонному заказу, предлагая два варианта отчетов: один для представления в регулирующие органы, другой - для внутренней оценки. Для отслеживания контрактов в системе используются области деятельности, что обеспечивает точность отчетности и соответствие требованиям.

Бухгалтерская и регламентированная отчетность в 1С:ERP

1С:ERP 2 предлагает комплексные инструменты для проверки хозяйственных операций с помощью привычных для пользователей стандартных регламентированных отчетов:

1. Оборотно-сальдовая ведомость. Данный отчет остается визуально неизменным и позволяет анализировать обобщенную информацию по счетам, включая остатки на начало и конец периода, а также обороты по всем счетам и субсчетам. Оборотно-сальдовая ведомость по конкретному счету отображает аналитику, относящуюся к этому счету. Например, в ней можно подробно описать, как была распределена сумма в 5 миллионов рублей на счете 01, например, на приобретение автомобиля. Данные могут быть разбиты по временным периодам (месяц, год и т. д.) и показывают расширенные остатки по каждому уровню группировки и по счету в целом.
2. Обороты по счетам. В этом отчете анализируются обороты по выбранному счету в сравнении со всеми остальными счетами. Он может быть настроен и детализирован по субсчетам или аналитическим объектам. Пользователи могут просматривать только конкретные виды информации, например обороты по дебету, с подробной разбивкой по субсчетам.
3. Обороты между субсчетами. В этом отчете рассматриваются взаимоотношения между субсчетами. Например, вы можете проанализировать операции между "Контрагентами" и "Номенклатурой", чтобы увидеть детали и суммы покупок.
4. Анализ счетов. Аналогичен отчету об оборотах по счетам, но отображает аналитику и показывает взаимосвязи между различными счетами. Например, можно проиллюстрировать, как номенклатура была переведена на счет 10, списана на счет 26 и приобретена в связи со счетом 60.
5. Анализ субконто. Этот отчет позволяет проанализировать конкретные субконто, например "Номенклатура", и показать их распределение по счетам.
6. Карточка счета. Обеспечивает анализ вплоть до уровня проводок по каждому счету.
7. Карточка субконтракта. Аналогична карточке счета, но фокусируется на субконтрактах в рамках нескольких счетов.
8. Отчет о проводках. Отображает корреспонденцию счетов на основе заданных критериев отбора.
9. Сводные проводки. Показывает обобщенные проводки по дебету и кредиту за выбранный период.
10. Отчет по Главной книге. Отображает подробную информацию по каждому счету (или субсчету), включая остатки на начало и конец периода, а также обороты по другим счетам за выбранный период времени.

ERP-система включает все необходимые регламентированные отчеты и функции для автоматического заполнения и выгрузки. К основным отчетам относятся:

• Бухгалтерский баланс (форма № 1). Предоставляет данные о финансовых результатах, изменениях в капитале, отчетах о движении денежных средств и т. д. Пользователи могут расширить строки, чтобы проанализировать счета, входящие в каждую строку, и проверить соответствие законодательству.
• Отчет о финансовых результатах (форма № 2)
• Отчет об изменениях в капитале (форма № 3)
• Отчет о движении денежных средств (форма № 4)
• Пояснительные записки к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах (форма № 5)
• Отчет о целевом использовании средств (форма № 6).

Отчеты могут быть сформированы как на бумаге, так и в электронном виде. Система поддерживает сдачу отчетности в Сбербанк России и позволяет заверять отчеты электронной подписью. Кроме того, сервис "1С-Отчетность" позволяет сдавать отчетность в электронном виде в контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, Росстат.

Ключевые отличия ведения регламентированного учета в 1С:ERP от УПП

Для специалистов, привыкших к работе в «1С:УПП», освоение регламентированного учета в «1С:ERP» связано с переходом на новую, более прогрессивную философию формирования учетных записей. Если в УПП бухгалтерский учет зачастую ведется обособленно, с активным использованием ручных регламентных операций для распределения затрат и расчета себестоимости, то в ERP он становится естественным и автоматическим результатом отражения хозяйственных операций. Каждое действие — от поступления товара до выпуска продукции или оказания услуги — регистрируется один раз в оперативном учете. Система, руководствуясь заранее настроенными правилами (учетной политикой, методами определения косвенных расходов, способами оценки МПЗ), самостоятельно генерирует комплексные и корректные проводки для БУ и НУ. Это кардинально снижает количество ручных операций и исключает типичные риски расхождений между управленческим и бухгалтерским взглядом на операцию, поскольку оба вида учета питаются из одного источника правды — данных оперативного учета.

Ключевое технологическое отличие заключается в глубине аналитики и механизмах закрытия периода. В ERP привычные «Субконто» уступают место более мощным и гибким «Директориям затрат» (ЦФО, проекты, статьи оборотов), которые позволяют привязать затраты не просто к подразделению или номенклатурной группе, а к конкретному заказу, договору или этапу проекта. Процедура закрытия месяца из рутинной и потенциально ошибочной превращается в управляемый, предсказуемый процесс. Система последовательно выполняет регламентные задания: распределяет общехозяйственные расходы, рассчитывает себестоимость выпуска по заданным алгоритмам, определяет финансовый результат. Роль бухгалтера смещается от исполнителя рутинных проводок к контролеру и настройщику бизнес-процессов: его главная задача — убедиться, что все операции проведены корректно и учетная политика в системе настроена в точном соответствии с требованиями законодательства и компании.

Важным нюансом является различие в подходах к формированию регламентированной отчетности. В 1С:УПП генерация отчетных форм часто требует дополнительных настроек и согласования с учетной политикой предприятия, в то время как ERP предлагает расширенные инструменты для универсального построения отчетности и ведения параллельного учета. Кроме того, в ERP повышена прозрачность движений по счетам, реализованы новые механизмы контроля целостности данных, а автоматизированные проверки на соответствие нормативным требованиям существенно снижают риски ошибок. Поэтому при переходе особое внимание уделяется не только переносу остатков, но и настройкам параметров учета, обеспечивающим корректную интеграцию всех внутренних и внешних процессов, связанных с закрытием периода и сдачей отчетности.

Хотите подробнее изучить этапы и особенности перехода? Скачайте подробную презентацию по миграции с УПП на ERP, где детально разобраны все технические аспекты, подготовка данных и roadmap проекта.

Внедрение регламентированного учета в ERP: что важно?

1. Вовлечение бухгалтеров. Привлечение бухгалтеров к процессу автоматизации на ранних этапах помогает адаптировать ERP-систему к их потребностям, обеспечивая соответствие функций и процессов практическим методам ведения бухгалтерского учета. Такой совместный подход также способствует более плавному переходу и внедрению системы.
2. Интеграция оперативных данных. Правильное моделирование того, как операционные данные интегрируются с бухгалтерскими функциями, имеет решающее значение для поддержания точности и последовательности финансовой отчетности. Этот процесс включает в себя составление схемы того, как данные из повседневной деятельности попадают в финансовые и управленческие отчеты.
3. Протоколы обмена данными. Четкие договоренности о том, как будет происходить обмен данными между системами - например, между бухгалтерией и управлением запасами, - необходимы для поддержания целостности данных и минимизации ошибок.
4. Правила НСИ и ведения учета. Разработка правил, касающихся национальных стандартов информации и ведения учета, гарантирует, что все методы управления данными будут соответствовать юридическим и отраслевым стандартам, что облегчит соблюдение требований и готовность к аудиту.
5. Управление правами доступа. Внедрение надежной системы управления правами пользователей и доступом обеспечивает защиту конфиденциальных финансовых данных. Контроль доступа помогает предотвратить несанкционированные изменения и обеспечить безопасность и целостность данных.

Уделив внимание этим областям, вы сможете повысить эффективность и соответствие регулируемых функций учета в вашей ERP-системе.

Заключение

Внедрение регламентированного учета в ERP-систему требует тщательного и стратегического подхода для обеспечения эффективности и соответствия требованиям. Привлечение бухгалтеров к процессу автоматизации имеет решающее значение для адаптации системы к их потребностям, избегая при этом смешения управленческого и финансового учета. Важными шагами являются правильное моделирование интеграции операционных данных с финансовыми системами, создание четких протоколов обмена данными, а также определение правил для национальных стандартов информации и ведения учета.

Кроме того, настройка прав доступа пользователей крайне важна для защиты конфиденциальной информации и поддержания целостности данных. Приняв во внимание эти ключевые моменты, организации смогут добиться беспрепятственной и отвечающей всем требованиям интеграции регламентированного учета в свои ERP-системы, повысив общий уровень финансового управления и операционной эффективности.