Любая крупная производственная компания стремится автоматизировать все свои бизнес-процессы от бухгалтерского и складского учета до управления производством. Автоматизированные системы всегда обращаются к единому центру информации, где строго определен список всех классификаторов и сохранены номенклатурные карточки. Если в базе нормативно-справочной информации будет беспорядок, то автоматизированные системы будут выдавать отчеты с ошибками.
Нормализация справочной и нормативной информации (НСИ) представляет собой генеральную уборку в информационном центре компании. К ней можно отнести структурирование, выделение классов, расширение номенклатурной базы, создание новых шаблонов и инструкций по взаимодействию с самой НСИ экспертов и пользователей.
К чему приводит беспорядок в НСИ
Если базы НСИ изначально не существовало, либо она была не полной, то информационный центр накопил в себе много лишней информации. Образовался беспорядок, который повлек за собой множество типичных ошибок:
- Дублирование данных.
- Неправильное определение товара по категориям.
- Некорректные названия или технические характеристики материалов.
Иногда самый простой отчет по финансированию одного и того же проекта сотрудники вынуждены создавать вручную, так как неструктурированная выгрузка из базы 1С не подходит для аналитики. Иногда товары лежат на складе годами по причине того, что их добавили в программу с ошибками или под другим наименованием.
Сложности при нормализации НСИ
Компания, которая решила привести в порядок НСИ, может столкнуться с мучительным выбором. На рынке представлено 3 вида исполнителей.
- Поставщики модульных систем по управлению предприятием и установлению взаимоотношений с клиентами (1С, SAP).
- Разработчики программного обеспечения на заказ.
- Провайдеры, предлагающие провести автоматизацию закупок на основании инструментов электронных торговых площадей.
Представим, что компания выбрала исполнителя. Следующая сложность будет заключаться в большом количестве времени для нормализации НСИ у заказчика и руководства.
Весь процесс нужно начинать с анализа, обработки и добавления различных классификаторов и номенклатурных карт. Ни один из трех видов перечисленных выше подрядчиков не ориентируется в отрасли и специализации компании так хорошо, чтобы провести всю работу самостоятельно без участия клиента.
Нормализация при помощи специальных платформенных решений или MDM систем по управлению мастер-данными, обычно происходит быстро. Остаются такие позиции, которые система не может классифицировать. Если у пользователей не будет обращений к этим позициям, они затеряются в глубине базы данных.
Важно не только нормализовать справочную систему, но и грамотно управлять ею. Исполнители, которые гарантируют минимальное участие заказчика в процессе реструктуризации НСИ, оказывают услуги по поддержанию информационного центра на основе опыта.
