Основные ошибки закрытия месяца в программе 1С

Предназначение помощника «Закрытие месяца»

Каждый месяц предприятие подводит итоги хозяйственной деятельности и определяет финансовый результат. Необходимую последовательность действий выполняет «Закрытие месяца». Выполняемая процедура будет последней операцией в месяце. Помощник находится: Операции => Закрытие месяца.

Он начисляет амортизацию по основным средствам и нематериальным активам, распределяет косвенные расходы, списывает спецодежду, спецоснастку и расходы будущих периодов, рассчитывает и корректирует фактическую себестоимость полуфабрикатов, услуг и продукции, закрывает затратные и финансовые счета, рассчитывает налог на прибыль и начисляет налоги на единый налоговый счет. Перечень выполняемых операций зависит от системы налогообложения, вида деятельности предприятия, настроек параметров учетной политики и других особенностей учета в конкретной организации.

Для получения достоверной бухгалтерской и налоговой отчетности важно вовремя обнаружить и исправить недочеты, допущенные при внесении информации в программу. Рассмотрим, распространенные ошибки, выявляемые во время закрытия месяца, и способы их исправления.

Перепроведение документов

Перед запуском обработки программа проверит корректность введенных данных. Процедура потребуется, если в документы задним числом внесены исправления или нарушена последовательность ввода сведений. Например, сентябрь закрыли, а потом задним числом добавили новый документ. При обнаружении нарушений пользователю предложат выполнить «Перепроведение документов». Операция запускается нажатием на одноименную гиперссылку. В открывшемся окне нажимаем «ОК». После устранения замечаний гиперссылка «Перепроведение документов» станет зеленого, а не голубого цвета. 

Голубым цветом отражаются невыполненные операции, зеленым - сделанные, а красным – проведенные с ошибками.

Закрытие месяца состоит из блоков, которые выполняются последовательно. Рассмотрим подробно каждый раздел.

Первый блок

В первой части начисляется зарплата, резервы на зарплату (при наличии такого условия в учетной политике), амортизация и износ основных средств, амортизация нематериальных активов и списание расходов по НИОКР, рассчитывается НДС, а также корректируется стоимость номенклатуры.

Если расчет НДС, начисление зарплаты и резервов были сделаны ранее, то повторно они не формируются. При отсутствии начисления заработной платы помощник возьмет данные о размере окладов из справочника Сотрудники и автоматически начислит зарплату и взносы.

Разберем возникающие ошибки и методы их устранения.

Не начисляется амортизация по основным средствам, находящимся в эксплуатации и имеющим ненулевую остаточную стоимость.

Ситуация возникает:

- если в документе «Принятие к учету ОС» вместо 02 счета указан 20, 26 или другой счет затрат. При проведении программа выдаст сообщение, что вид субконто «Основные средства» не доступен для данной записи;

Нужно зайти: ОС и НМА => Принятие к учету ОС.

На закладке «Бухгалтерский учет» поменять счет на 02.01  и нажать кнопку «Провести и закрыть». Такая же ошибка появляется и при амортизации НМА. Она исправляется аналогично.

- на закладке «Бухгалтерский учет» или «Налоговый учет» отсутствует галочка в поле «Начислять амортизацию».

Включить автоматическую амортизацию можно с помощью документа «Изменение состояния ОС»:

ОС и НМА => Амортизация ОС => Параметры амортизации ОС.

Создать => Изменение состояния ОС.

Некорректно формируется резерв по оплате труда или данная операция отсутствует в меню.

Посмотреть, правильно ли заданы первоначальные настройки: Зарплата и кадры => Настройки зарплаты.

Порядок учета зарплаты => Резервы по оплате труда.

Проверяем наличие нужных галочек, правильность указания размера ежемесячного процента отчислений.

Корректировка стоимости номенклатуры.

Материально-производственные запасы выбывают в течение месяца. По разным причинам может потребоваться изменение их стоимости по итогам отчетного периода. Например, средняя себестоимость за месяц будет известна только после ввода всех документов поступления. Программа рассчитает ее и скорректирует (добавит или сторнирует) стоимость списанных материальных ценностей, а также пересчитает остаток. Поэтому проводки с отрицательными суммами допускаются.

Второй блок: Расчет долей списания косвенных расходов

Косвенные затраты не могут быть прямо отнесены к конкретной продукции, работе или услуге. В данном блоке определяется размер расходов, которые будут признаны для налогообложения. Проводки операция не формирует, но регистрирует результаты расчетов в регистре «Доли списания косвенных расходов» («Расчет нормирования расходов» - при наличии нормированных расходов). Выполненные предварительные расчеты помогают в закрытии затратных счетов.

Третий блок: закрытие счетов 20, 23, 25, 26 и 44

В блоке предусмотрены две операции, одна для закрытия 20, 23, 25, 26, а вторая – для 44 счета. Участок является сложным, поэтому здесь возникает наибольшее количество ошибок.

В первую очередь нужно проверить первоначальные настройки.

1. Для возможности учета производственной деятельности проставляем нужные флажки:

Главное => Функциональность




Закладка «Производство».

 

2. Для автоматического закрытия счетов проверяем наличие галочек:

Главное => Учетная политика




Учет затрат => Гиперссылка с номерами счетов => Проверяем и добавляем нужные флажки.

Ошибки, появляющиеся при закрытии 25 и 26 счета

Сальдо 25 и 26 счета на конец отчетного периода должно быть равно нулю. При обнаружении остатков программа выдаст предупреждающее сообщение. Например, нарушена последовательность проведения документов и не выполнена операция по закрытию счетов за предыдущий месяц.

Для наведения порядка следует перепровести документы, и закрыть предыдущий месяц.

Для корректного списания косвенных расходов, собранных на 25 счете важно учесть специфику работы предприятия и правильно задать базу для распределения косвенных расходов. Если в каком-то месяце она окажется равной нулю, то программа не сможет распределить расходы. Например, предприятие с длительным производственным циклом установило в качестве базы «Объем выпуска», а в ноябре продукции выпущено не было. Закрытие месяца остановилось на момент списания 25 счета и на экране появилось соответствующее сообщение.

База для распределения расходов устанавливается:

Главное => Учетная политика

Учет затрат => Гиперссылка в пункте 25 счета.

На приведенной картинке, она называется «Суммам всех прямых затрат». Это выбранная база. Для изменения нажимаем гиперссылку и выбираем один из предлагаемых программой способов. Если возникнет ситуация, когда прямых расходов не будет, то косвенные расходы не спишутся.

Способ исправления зависит от многих факторов. Один из вариантов решения проблемы – сформировать операцию вручную, расположенную: Операции => Операции, введенные вручную.

Проверка настроек для закрытия 20, 23,29 счетов

На корректность расчета себестоимости продукции влияют настройки учетной политики для бухгалтерского учета. Также важен для закрытия счетов перечень прямых и косвенных расходов, установленный для налогового учета. Остатки на конец месяца по 20, 23 и 29 счетам показывают стоимость незавершенного производства (при  его наличии).

1. Для настройки организации учета на затратных счетах заходим:

Главное => Учетная политика.




Заходим на закладку «Учет затрат» и проверяем порядок учета и распределения затрат.

В рассматриваемом примере на 20 счете (на 23 задано аналогично, кроме настройки, установленной для выпущенной продукции, 29 счет на предприятии не используется):

• выпущенная продукция предварительно оценивается по плановой себестоимости;
• аналитический учет затрат ведется в разрезе подразделений, статей затрат и номенклатурных групп. По конкретной продукции, работе, услуге затраты не собираются (так как отсутствует галочка в поле «Продукция»). Номенклатурная группа – аналитика на соответствующих счетах. Она помогает детализировать прямые затраты и выручку по видам продукции, работ и услуг (пример названия номенклатурных групп - Швейные изделия, Проектные работы и тому подобное);




• затраты распределяются между наименованиями продукции (услуг) пропорционально суммам всех затрат;




• учет незавершенного производства не ведется. 

Даже при отсутствии выпуска продукции и выручки от услуг, работ 20 счет закрывается, то есть прямые расходы списываются полностью в отчетном месяце. Документ незавершенное производство создать в программе будет невозможно.

Для изменения настройки нужно кликнуть по гиперссылке «не ведется» и в появившемся окне выбрать другой вариант.  




При установке «Ведется без инвентаризации» затраты по каждому проекту, заказу будут учитываться отдельно. Суммы, относящиеся к номенклатурным группам, по которым отсутствует реализация, будут полностью оставаться на счете. Вариант используется для единичного производства (позаказного метода).




Способ «Ведется по результатам инвентаризации» задается для массового производства одинаковой продукции. Нужно ежемесячно проводить инвентаризацию, занося результаты в документ «Инвентаризация НЗП». Документ проводок не формирует, но вносит информацию в регистр для расчета незавершенного производства.




2. Перечень прямых расходов для налогового учета устанавливается:

Главное => Налоги и отчеты.

Налог на прибыль => Способ формирования стоимости продукции, работ, услуг:

По правилам бухгалтерского учета – в стоимость продукции, работ, услуг будут включаться те же расходы, что и в бухгалтерском учете. Выбор данного варианта сближает два вида учета. Расхождения появятся при наличии нормируемых или не принимаемых для целей налогообложения затрат.

Ручная настройка – пользователь самостоятельно заполняет перечень прямых расходов, перейдя по гиперссылке «Перечень прямых расходов: не заполнен». Программа предложит автоматическое заполнение в соответствии с рекомендациями статьи 318 Налогового кодекса РФ. Предложенный перечень при необходимости можно отредактировать.

Ошибки, возникающие при закрытии 20 счета

При заполнении документа по выпуску продукции неправильно указана номенклатурная группа, на которой собирались затраты на 20 счете. На экран выводится соответствующее сообщение: «Невозможно определить себестоимость продукции». Указывается наименование «проблемной» готовой продукции, а также даются рекомендации по исправлению сложившейся ситуации. В рассматриваемом примере некорректно заполнен «Отчет производства за смену».

Для наведения порядка заходим в документ: Производство => Выпуск продукции (Отчеты производства) и указываем нужную номенклатурную группу.

Пропущены данные по аналитике. Программа проинформирует, какие именно сведения отсутствуют: «Не указано подразделение производственных затрат». На приложенной картинке ошибка случилась в расходе материалов.

Переходим по гиперссылке и вносим недостающие данные.

Для информации

Ведение аналитического учета по подразделениям устанавливается:  Администрирование => Параметры учета.

Настройка планов счетов => Учет затрат.

Выбирается вариант и подтверждается нажатием «Записать и закрыть».

Закрытие 44 счета

В конце отчетного периода счет закрывается. Собранные на нем расходы списываются на 90 счет. Из правила есть исключение. Согласно учетной политике, установленной на предприятии, транспортные расходы, связанные с доставкой товаров, списываются на 90 счет полностью или распределяются между проданными товарами и остатком. Нераспределенные расходы и будут формировать остаток на 44 счете. Использование данного метода рационально с целью сближения налогового и бухгалтерского учета. Предприятие самостоятельно принимает решение по организации учета. Также на 44 может присутствовать остаток при наличии нормируемых расходов (представительские расходы, на рекламу и другие).

Первоначальные настройки в программе производятся: Главное => Учетная политика.

Задаются параметры для 44.01 (в торговле) и 44.02 (в производстве). Нажимаем на соответствующую гиперссылку и выбираем нужное значение: расходы списываются сразу или распределяются. При закрепленном втором способе остаток допускается, при первом способе – сальдо, возникающее  из-за транспортных расходов, должно быть нулевым.

Возникающие ошибки и способы их исправления:

1. Транспортных расходов не было, а сальдо имеется. Возможная причина – неправильно указана аналитика в документе по учету затрат. Для поиска ошибки можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету, щелкнуть по строке с транспортными расходами, нажать повторно, чтобы попасть в искомый документ.




Нажимаем на гиперссылку и указываем нужную статью затрат для бухгалтерского и налогового учета.




Перепроводим документ и закрытие месяца. Снова формируем оборотно-сальдовую ведомость, чтобы убедиться, что сальдо нулевое.




2. В статье расходов неправильно указан вид расходов для налогового учета. Из-за этого некорректно списываются затраты.

Для исправления заходим: Справочники => группа «Доходы и расходы» => Статьи затрат.

На приведенной картинке при создании статьи «Модернизация ОС» случайно выбрали «Транспортные расходы».

Заходим внутрь и выбираем правильное значение. После внесения изменений не забываем нажать кнопку «Записать и закрыть».

Блок 4

В этом разделе подводятся окончательные итоги за месяц, а в декабре за год. После выполнения операций этого блока должны быть закрыты 90 и 91 счета, подсчитан налог на прибыль. В декабре появятся дополнительные действия: будет перенесен убыток текущего года (при наличии) и сделана реформация баланса (прибыль или убыток отразится на 84 счете).

После проведения следует проверить результат, сформировав, например, оборотно-сальдовую ведомость: Отчеты => Оборотно-сальдовая ведомость.

Чтобы убедиться, что остатки по счетам 90, 91, а в конце года по 99 отсутствуют.

Ошибки могут появиться:

1. Если после закрытия месяца в базу были введены новые документы.
2. Не выполнены предыдущие операции из 1-3 блока.
3. Некорректно закрыт предыдущий месяц.

Исправляем ошибки и повторяем обработку. Нажимаем «Отменить закрытие месяца» и заново запускаем процедуру по кнопке «Выполнить закрытие месяца».